Nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao hiệu quả quản lý khai thác tàu và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp theo xu hướng công nghệ hiện đại, Công ty TNHH Dịch vụ và tư vấn quản lý Hàng hải (MMCSC) đã phát triển và cung cấp Dịch vụ sử dụng Phần mềm quản lý tàu biển SAM phiên bản 2.0 theo mô hình SaaS.
Công cụ này đem lại những lợi ích thiết thực như:
Phù hợp với chính sách chuyển đổi số theo định hướng của Chính phủ, của IMO, cộng đồng công nghiệp hàng hải…Đảm bảo mọi thông tin từ quy trình, tài liệu, mẫu biếu đến báo cáo, dữ liệu được luôn sẵn sàng, dễ dàng và nhanh chóng tiếp cận được cho người dùng, cũng như bảo mật cao.
Hệ thống được xây dựng với các tính năng nghiệp vụ hoàn toàn đáp ứng các Yêu cầu về tiêu chuẩn quản lý, bao gồm ISM Code, ISPS Code, MLC2006, ISO900, MARPOL…
Nâng cao uy tín doanh nghiệp trước các đối tác khách hàng, cơ quan quản lý (chính quyền cảng, đăng kiểm, bảo hiểm, terminal…)
Tiết kiệm nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý tàu, phương tiện thông qua:
Hạn chế các giảm thiểu các nguy cơ, khiếm khuyết của tàu và thuyền viên, giảm thiểu lỗi bị phát hiện bởi cơ quan bên ngoài dẫn đến ảnh hưởng khai thác tàu nhờ cơ chế giám sát, báo cáo, cảnh báo online 24/7 từ tàu về công ty bất cứ khi nào có kết nối internet;
Việc bảo dưỡng tàu được giám sát thực hiện thường xuyên kết hợp với kỹ năng quản lý và thực hiện công việc được nâng cao góp phần giảm rủi ro về sự cố;
Tiết giảm được nhân lực quản lý hệ thống đến mức tối thiểu thông qua kiêm nhiệm mà vẫn đảm bảo bao quát được công việc nhờ các tính năng cảnh báo và báo cáo online;
Tiết kiệm các chi phí in ấn, phát chuyển tài liệu hồ sơ báo cáo bản hard copy….
Kiểm soát thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi (qua thiết bị PC, Laptop, Smart phone…có truy cập internet);
Có làm việc off-line và đồng bộ dữ liệu khi on-line đảm bảo cập nhật, tránh mất dữ liệu; Các hệ thống trên tàu vẫn được duy trì hoạt động khi không có kết nối internet; Khi có kết nối internet các dữ liệu giữa công ty và tàu sẽ được hệ thống đồng bộ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí dịch vụ internet khi tàu hành trình trên biển;
Kiểm soát đội ngũ thuyền viên đang làm việc trên tàu một cách hiệu quả, kịp thời thông qua chức năng cảnh báo các trường hợp giấy chứng nhận của thuyền viên hay hợp đồng lao động đến hạn hoặc hết hạn.
Chức năng cảnh báo tình trạng các giấy chứng nhận của tàu giúp cho cán bộ nhân viên Công ty chủ động trong công tác duy trì hiệu lực các giấy chứng nhận của tàu.
Chức năng cảnh báo, nhắc việc giúp lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo kịp thời, không phải ghi nhớ nhiều và không bị bỏ sót việc;
Mọi thời điểm đảm bảo rà soát được trạng thái hệ thống quản lý, “đánh giá nội bộ trên hồ sơ” được từ xa, chuẩn bị sẵn sàng cho các cuộc đánh giá/ kiểm tra của bên ngoài;
Tài liệu, dữ liệu, hồ sơ, báo cáo được đảm bảo an toàn, sao lưu dự phòng và khôi phục nhanh, hoàn chỉnh khi có sự cố (đảm bảo tính vẹn toàn và sẵn sàng, liên tục của thông tin);
Đảm bảo sự phân nhiệm rõ ràng và nâng cao trách nhiệm thông qua quản lý phân quyền và truy cập (đảm bảo tính xác thực không thể chối bỏ của thông tin và chủ sở hữu/tác động);
Nâng cao ý thức tuân thủ cho thuyền viên nhờ các giám sát và cảnh báo công việc;
Quản lý bảo dưỡng, kết hợp với quản lý vật tư tiêu thụ hiệu quả;
Hỗ trợ tính toán và theo dõi chỉ số hiệu quả năng lượng EEOI, Báo cáo sử dụng nhiên liệu….
Định kỳ cập nhật được các quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn, mục tiêu, chính sách, danh mục, quy định phải tuân thủ…từ xa và nhanh chóng;
Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật và mã hóa.
Quản lý hệ thống tài liệu mẫu biểu của công ty và đội tàu theo nhu cầu của doanh nghiệp
Quản lý nguồn nhân lực, thông tin nhân sự của công ty và thuyền viên đội tàu
Quản lý tình trạng giấy chứng nhận, cảnh báo theo dõi hạn giấy chứng nhận
Quản lý các kế hoạch công việc hoạt động trên tàu
Quản lý công việc theo yêu cầu của hệ thống quản lý ISM/ISPS/MLC2006
Quản lý công việc bảo quản, bảo dưỡng của tàu
Quản lý việc tiêu thụ nhiên liệu và hiệu quả năng lượng theo MARPOL
Quản lý thống kê các khuyết điểm được chỉ ra trong hoạt động của công ty và tàu.
Quản lý vật tư yêu cầu cung cấp, sử dụng, tồn kho.
Minh họa so sánh về lợi ích và hiệu quả giữa mô hình quản lý tàu biển, phương tiện thủy truyền thống và mô hình áp dụng chuyển đổi bằng giải pháp SaaS SAM 2.0:
Quản lý vận hành công việc tổng thể với tàu thuyền, trang thiết bị, nhân sự thuyền viên và các hoạt động khai thác:
a. Truyền thống: Liên lạc và điều hành thủ công, gửi báo cáo định kỳ và liên lạc qua radio, email, chat….Thời gian phản hồi chậm, thông tin chưa minh bạch, khó theo dõi tình trạng các hoạt động của tàu theo thời gian thực, dễ bỏ sót các nội dung, công việc cần thực hiện, báo cáo thất lạc không đến được người cần xử lý…. Quy trình lập báo cáo thủ công, nhiều giấy tờ, dễ xảy ra tắc nghẽn sai sót, tốn thời gian và nhân lực thuyền viên cho việc làm báo cáo
-> Giải pháp SAM 2.0: Sử dụng hệ thống báo cáo, lập kế hoạch, giám sát nhắc việc, cảnh báo và theo dõi công việc được số hóa giúp giảm 30-50% thời gian xử lý, tối ưu nhân lực cho các công việc chính khác, qua đó tăng 20-30% năng suất xếp dỡ hàng hóa, giảm 90% tỷ lệ sai sót, thất lạc và tăng 20-30% độ chính xác trong quản lý hàng, vật tư, nhiên liệu tồn, giúp giảm 10-15% chi phí vận hành tổng thể.
b. Truyền thống: Kế hoạch bảo dưỡng tàu thuyền và trang thiết bị lập, thực hiện, theo dõi và báo cáo thủ công nên dễ nhầm lẫn, bỏ sót hạng mục, quá hạn hoặc không thực hiện dẫn đến các nguy cơ sự cố, hỏng hóc bất ngờ phải sửa chữa với chi phí cao hoặc bị cơ quan có thẩm quyền lưu giữ, phạt hành chính…gây tổn thất
-> Giải pháp SAM 2.0: Theo dõi thực hiện các hoạt động bảo dưỡng theo kế hoạch, cảnh báo các hạng mục đến hạn, theo dõi giờ hoạt động….được thực hiện tự động theo theo thời gian thực kết hợp với quản lý vật tư sử dụng… giúp giảm 20-40% chi phí bảo trì, giảm 50% thời gian giám đoạn hoạt động không cần thiết, tiết kiệm vật tư và đảm bảo tính sẵn sàng cho mọi hoạt động sửa chữa, sự cố.
c. Truyền thống: Khó theo dõi và tối ưu hóa mức tiêu thụ nhiên liệu, lượng vật tư còn tồn và tiêu thụ do mọi công việc báo cáo kiểm kê thường làm thủ công, số liệu không tập trung thống nhất và gửi báo cáo chậm
-> Giải pháp SAM 2.0: Giúp quá trình quản lý, báo cáo số liệu về nhiên liệu, vật tư được minh bạch hóa, chính xác, tập trung để tối ưu hóa việc mua, tiêu thụ cũng như làm các báo cáo cần thiết tho thời gian thực cho các mục đích quản lý hay theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, qua đó tiết kiệm thời gian và giảm lãng phí đến 10-20% mức tiêu thụ nhiên liệu và vật tư tiêu hao, góp phần giảm 15-25% lượng phát thải CO2 cho các mục tiêu môi trường
:
d. Truyền thống: Việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra, giám sát thực hiện, khắc phục khiếm khuyết làm thủ công phụ thuộc vào kinh nghiệm và mức độ tự giác thủy thủ đoàn dẫn đến tình trạng bỏ sót, không đúng hạn, không đáp ứng quy định an toàn, không sẵn sàng cho sự cố dẫn đến những rủi ro tai nạn sự cố và thiệt hại, bị phạt và lưu giữ.
-> Giải pháp SAM 2.0: Quá trình theo dõi các hoạt động săn sàng ứng phó sự cố, huấn luyện, thực tập bảo dưỡng thiết bị sự cố được thực hiện đầy đủ, đúng hạn, tăng tính sẵn sàng của thuyền bộ và thiết bị, giảm rủi ro tai nạn sự cố hoặc bị phạt, lưu giữ phương tiện đến đến 50-70% và đóng góp cho tăng cường an toàn và bảo vệ môi trường
e. Giải pháp được xây dựng với các tính năng nghiệp vụ hoàn toàn đáp ứng các Yêu cầu về tiêu chuẩn quản lý, bao gồm ISM Code, ISPS Code, MLC2006, ISO900, MARPOL…
Mô hình quản lý tàu và phương tiện thủy áp dụng chuyển đổi số so với mô hình truyền thống cho thấy rõ lợi ích vượt trội. Chuyển đổi số không chỉ giúp giảm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo an toàn hàng hải. Đây là xu hướng tất yếu để các doanh nghiệp vận tải biển duy trì lợi thế cạnh tranh trong hiện tại và kỷ nguyên số.